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25 de Marzo de 2022

Evaluación de Proveedores: Estrategia para una mejora continua en el área de adquisiciones

Medir periódicamente el rendimiento de tus proveedores, permitirá disminuir la posibilidad de riesgos en los productos o servicios que ofreces, reducir costos e implementar mejora continua en tu área de compras o adquisiciones. Es una actividad muy importante para un área como adquisiciones, que resulta ser estratégica para tu empresa y cuyas decisiones impactan otros departamentos, por lo cual es importante no sólo saber hacerlo, sino desarrollar el instrumento adecuado de medición de rendimiento.

  Consistencia, capacidad, desarrollo digital, control del proceso, costo, compromiso con la calidad y cultura laboral, son algunos de los atributos con los cuales deben ser evaluados los proveedores, con herramientas que midan tanto lo cualitativo como lo cuantitativo.

  Para ahondar un poco más sobre el impacto que tiene el proceso de evaluación de proveedores, en una empresa, contactamos en Colombia a Pedro Pablo Meza Herrera, ingeniero industrial con master en logística integral de la Universidad Comillas de Madrid. Docente planta de la facultad de ciencias económicas y administrativas de la Pontificia Universidad Javeriana, Cali-Colombia y esto fue lo que nos contó.

  1. ¿Qué es una evaluación de proveedores?

Pedro Pablo Meza: Es una de las 4 etapas en la selección de proveedores.

La primera etapa es la evaluación del proveedor

La segunda etapa es el desarrollo del proveedor.

La tercera etapa corresponde a las negociaciones

La cuarta etapa corresponde a la contratación de proveedores.

La evaluación del proveedor, busca encontrar proveedores potenciales y determinar la probabilidad de que lleguen a ser proveedores de alto desempeño.

  1. ¿Por qué resulta importe una estratégica selección de proveedores, en una empresa?

P.M: Si no se seleccionan buenos proveedores, todos los esfuerzos adicionales en la cadena de suministro serán inútiles. El desarrollo de las fuentes de ventaja competitiva, como la innovación, la capacidad de respuesta, la eficiencia y la calidad, solamente se pueden desarrollar efectivamente mediante el trabajo colaborativo con los proveedores clave de materiales y/o servicios.

  1. ¿Por qué esa evaluación debe ser permanente? ¿Cada cuanto o en qué circunstancias se debe hacer?

P.M: La evaluación de los proveedores es parte del ciclo permanente de mejora continua del proceso de compras existente en una empresa y que es conocido como PHVA (Planear-Hacer-Verificar-Actuar). La frecuencia de evaluación de los proveedores dependerá de la naturaleza del negocio en el que la empresa está involucrada y se debiera hacerlo al menos cada 6 meses.

  1. ¿Qué situaciones puede traer para mi empresa, una inadecuada selección de proveedores?

P.M: Los efectos negativos de una inadecuada selección de proveedores, pueden ser directos e indirectos. Entre los efectos negativos directos están los siguientes:

Sobre costos, ineficiencia de procesos, mala calidad en los materiales, productos o servicios. Con relación a los efectos negativos indirectos, se pueden mencionar la insatisfacción de los clientes y consumidores finales, devoluciones, pérdidas de productividad y rentabilidad del negocio.

  1. ¿Existen herramientas eficaces para realizar esa evaluación? ¿Qué se debe tener en cuenta?

P.M: Existen múltiples técnicas para evaluar proveedores. Una de las más sencillas y ampliamente usadas se conoce como Ponderación de factores para evaluar proveedores. En esta técnica se asignan por experiencia los pesos porcentuales correspondientes a diversos factores financieros, técnicos, humanos, de recursos y capacidades de otros.

  1. ¿Por qué resulta importante tener en cuenta los cambios en el sector económico en el que se encuentra mi empresa, para evaluar si mis proveedores se pueden adaptar a los mismos?

P.M: La capacidad de adaptación de los proveedores a los dinámicos entornos político, económico, social, tecnológico, ecológico o legal es clave para asegurar que la empresa satisfaga las necesidades del mercado de consumo, mediante una alta capacidad humana, técnica, tecnológica y financiera, así como un nivel adecuado de recursos que deben disponer los proveedores claves para agregar valor en la cadena de suministro.

  1. Existe la norma ISO 9001: 2008 qué evalúa esa norma y por qué?

P.M: Las certificaciones internacionales de calidad ISO 9000 está diseñada para proporcionar una verificación externa de que una empresa cumpla con las normas de gestión integral de calidad, entre ellas los procesos relacionados con las compras y la gestión de relaciones con proveedores.

  1. Varios países en este momento se encuentran sin abastecimiento de productos, por cuenta de proveedores chinos. ¿Cómo ser más estratégico y no depender, como en este caso, de un solo proveedor?

P.M: El desarrollo de nuevos proveedores, requiere de tiempo y debe ser gestionado como un proyecto estratégico de negocio. Tener pocos proveedores localizados en China, crea una alta dependencia de éstos y genera una alta probabilidad de interrupción en tiempos de guerra o de pandemia. Por tanto, se recomienda tener dos o tres proveedores por cada materia prima o servicio clave.

  1. Miremos la situación de proveedores desde la óptica contraria. Cuál es la ventaja, en el caso de los proveedores, ¿de trabajar bajo la figura de clúster?

P.M: Un clúster consiste en un conglomerado geográfico de empresas públicas y privadas que interactúan de manera colaborativa y organizada para crear valor a diferentes mercados de consumo. Los proveedores generalmente son atraídos naturalmente por los fabricantes al aplicar el sistema Justo a tiempo (JUST IN TIME) con el fin de reducir costos logísticos y aumentar la productividad, la rentabilidad y el valor generado a los clientes. Una de esas ventajas logradas en un clúster, es la transferencia de conocimientos de alta tecnología a los proveedores.

  1. ¿Cuáles son los retos a futuro para los proveedores?

  P.M: Los retos son similares que los del resto de empresas que crean valor a sus clientes. El reto es desarrollar de manera simultánea las diversas fuentes de ventaja competitiva, tales como la innovación, la capacidad de respuesta, la eficiencia y la calidad.

  Buscar proveedores en una tarea titánica en un mercado cada vez más competitivo y donde los precios cambian de acuerdo a la oferta y la demanda, y donde confluyen aspectos como calidad, precio variedad, seguridad, responsabilidad y también se pone en juego la reputación de tu empresa. Teniendo en cuenta lo anterior, bien vale la pena no sólo tener un periódico y buen instrumento de evaluación que te permita escoger los mejores proveedores del mercado sino implementar un programa efectivo su desarrollo.  

Fuente:  Pedro Pablo Meza Herrera, ingeniero industrial. Master en logística integral de la Universidad Comillas de Madrid. Docente planta de la facultad de ciencias económicas y administrativas de la Pontificia Universidad Javeriana, Cali-Colombia.

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