24 de marzo de 2023

Las métricas y KPI´S herramientas para medir y mejorar procesos

  Medir el rendimiento de cualquier área en una empresa es muy importante para saber si estás alcanzando los objetivos trazados en tu empresa o área. Tanto las métricas como los KPI´S, también sirven para realizar procesos de mejoramiento en aspectos en que la organización se encuentra débil. Esta medición debe hacerse con periodicidad, de acuerdo a las necesidades y proyección de cada empresa. Las dos mediciones, te permiten ver de manera global a la organización, ya que cada área debe realizarlas alineadas a la estrategia del negocio.

  Las empresas viven en un entorno bastante competitivo, lo que las obliga a realizar mediciones que les permita hacer correcciones a tiempo y tomar decisiones rápidas para mejorar su estrategia y aprovechar las oportunidades de su entorno.

  Para realizar mediciones adecuadas, es necesario conocer todo el proceso del área y su engranaje dentro de la organización, es por ello que esas métricas suelen ser diseñadas y evaluadas por personas en cargos como jefaturas o gerencias.

  Generalmente pensamos que métricas y KPI´S son lo mismo, para conocer sus diferencias, usos e importancia, entrevistamos a Bianca Lucía Osorio Méndez, ingeniera industrial y directora – Management Consulting en The Canvas Group.

1. Claudia Hung: ¿Que son los KPI´s? y las métricas? ¿En qué se diferencian?

  Bianca Osorio: Todos los KPIs son métricas, pero solo algunas métricas son KPIs. La diferencia radica en que los KPIs son indicadores del estado de la operación del negocio en su avance hacia el logro de sus objetivos organizacionales. Mientras que las métricas son todos los valores expresados numéricamente de cualquier acción/ proceso que sea medible, dan cuenta del día a día de la organización.

2. H: ¿Cuál es el uso estratégico de cada uno? ¿Cuáles sus características?

B.O: “Lo que no se mide, no se mejora”, los KPIs permiten tener un termómetro de la situación actual del negocio y proporcionan información objetiva para la toma de decisiones. Las métricas brindan información adicional a los KPIs y son operativas/ tácticas.

3. H: ¿Son medidas para cualquier área?

B.O: Si, ambos pueden ser usados en cualquier área.

4. H: ¿Por qué son importantes y cada cuanto se deben realizar estas mediciones?

  B.O: Con una buena plataforma tecnológica de soporte, donde estén registrados los KPIs y las Métricas, podemos tener información en tiempo real del estado del negocio. Cada sistema de KPIs o métricas tendrán su propia frecuencia para las mediciones, dependiendo del tipo de organización y su estrategia definida.

5. H: ¿Qué relación tienen con el direccionamiento estratégico de la empresa?

  B.O: Los KPIs son un indicador del estado de avance de los objetivos que nos propusimos como estrategia. Cuando realizamos planificación estratégica, planteamos un estado futuro deseado al cual queremos llegar, los KPIs nos indican si nos estamos acercando o desviando de ese estado futuro. Esta información nos permite tomar decisiones de gestión del negocio.

6. H: ¿Qué tipo de métricas y KIP´s existen? ¿Nos podrías dar algunos ejemplos de su uso en diferentes áreas?

  B.O: Cada área del negocio puede tener sus respectivas métricas y KPIs, lo importante es que las metas de cada uno de estos estén alineadas con la estrategia de la organización (este futuro deseado que nos planteamos). En el área de Finanzas es donde podemos ver más ejemplos concretos:

-KPI´S:

• Margen de utilidad bruta. Permite conocer la eficiencia operativa de la organización.
• Retorno sobre inversión (ROI). Permite conocer si tu empresa es rentable.

-Métricas:

• Ventas diarias
• Inventario promedio

7. H: ¿Que se lee en cada uno? ¿Después de tener esos resultados, cuál sería el paso a seguir?

  B:O: Las métricas suelen ser utilizadas por los responsables directos de una operación pues es necesario conocer todo el proceso para interpretar el valor que ofrecen (por ejemplo, el responsable de almacén trabaja con métricas como la cantidad de productos). Sin embargo, los KPI están más relacionados con la gerencia o dirección, mostrando un valor que puede ser interpretado sin conocer todo el proceso de la operación o ejecución.

8. H: ¿Deben modificarse en función de los objetivos del negocio o proyecto? ¿Por qué?

  B.O: Los KPIs y métricas pueden modificarse cuando el contexto de la organización cambia drásticamente, y necesitas tomar una nueva dirección. Un ejemplo de esto fue la pandemia, todas las organizaciones de alguna manera tuvieron que hacer frente a este nuevo contexto, adaptándose, priorizando esfuerzos y recursos, por ende, tuvieron que cambiar sus KPIs y métricas para sobrevivir.

9. H: ¿Cuál es su relación con el BSC?

  B.O: En el BSC, analizamos a la organización en distintos ámbitos: clientes, finanzas, procesos y recursos. Estos ámbitos pueden variar según el tipo de organización. Cada uno de estos ámbitos tienen sus propios KPIs que a su vez se alimentan de las distintas métricas de la operación diaria del negocio.

  Con los KPI´S, es posible que cada área del negocio establezca objetivos por año, realizando informes semanales para realizar seguimiento en la búsqueda del cumplimiento de los objetivos propuestos.

  Tanto KPI´s como las métricas deben ser estratégicas, por tanto, deben esta alineados con objetivos a largo plazo. El Balance Score Card (tablero de mando) es la plataforma donde se analiza la empresa en su totalidad y es allí donde las métricas y KPI´s son claves para medir la operación de cada área en términos de eficiencia y eficacia.

Fuente: Bianca Lucía Osorio Méndez, ingeniera industrial y directora – Management Consulting en The Canvas Group.

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