Departamento de compras y su gestión estratégica dentro de una organización

24 de septiembre de 2021

   El departamento de compras, es uno de los más estratégicos en cualquier organización. No en vano, es el responsable de las adquisiciones de toda la compañía, siempre buscando la mejor relación entre precio y calidad; igualmente desarrollo de una excelente relación con los proveedores.

  Expertos en el tema indican que siendo un área clave dentro del engranaje de una organización, debe tener como pilares la innovación y la mejora continua, lo que le permitirá trabajar de manera estrecha con los proveedores, conocimiento del mercado, toma de decisiones basados en análisis predictivos del comportamiento del mercado y sus consumidores.

Es así como, parte del éxito del departamento de compras, puede ser medido a través de:

• Grado de satisfacción del cliente interno
• Excelente desempeño de los proveedores
• Reducción de costos, traducido en ahorro
• Ciclos de abastecimiento adecuados
• Cumplimiento de las políticas de compras

Algunos de los beneficios que pueden contemplarse en la gestión de esta área, pueden ser:

• Garantizar un proceso productivo eficaz, con materias primas de calidad que garanticen un buen producto final.
• Diseño de un programa de desarrollo de proveedores.
• Inventario ajustado a las necesidades de la empresa y sus clientes.
• Permanente monitoreo de las necesidades de los clientes.
• Adecuada negociación con proveedores teniendo como premisas: calidad, tiempo de entrega y flexibilidad.

Principales retos de departamento de compras, de cara al futuro:

• Involucrar el departamento en las decisiones estratégicas de la empresa.
• Estandarizar y unificar los procesos de compra mediante tecnología (software) adaptada a sus procesos.
• Claridad entre lo que espera la empresa con relación al departamento de compras y los proveedores.
• Total, alineamiento entre el departamento y el direccionamiento estratégico de la empresa.

  Nos comunicamos en Colombia con el consultor Pedro Pablo Meza Herrera. Ingeniero industrial. Docente de gestión de las organizaciones, Facultad de ciencias económicas y administrativas. Pontificia Universidad Javeriana, Cali, quien nos habló un poco sobre la posición estratégica de un departamento de compras dentro de una organización y la importancia de su alineación con los objetivos corporativos.

1. ¿Cuál es la función estratégica de un departamento de compras?

  La principal función de la gestión de compras es asegurar de manera eficiente y efectiva el suministro oportuno y suficiente de materiales, bienes o servicios a los departamentos o funciones dentro de la organización. Es muy importante que se cumplan con todos los requerimientos de calidad exigidos por los clientes internos. Generalmente, esta función debiera estar bajo la sombrilla de la gestión logística de la empresa, la cual está alineada con los objetivos corporativos de la empresa y mantiene el equilibrio entre nivel de servicio y reducción de costos.

2. ¿Qué sucede cuando no existe una clara estrategia de compras, en una compañía?

  Si la gestión de compras no está alineada con la estrategia empresarial, entonces se convierte en un departamento aislado que no agrega valor al resto de la organización.

3. ¿Pueden considerarse, las políticas de compras, como una estrategia de la compañía?

  No. Es un error conceptual considerar las políticas como estrategias empresariales. El despliegue de las políticas de arriba abajo facilita la alineación estratégica de la empresa.

4. ¿Qué son las políticas de compras y porque son tan importantes?

  Las directrices o políticas de una empresa son las guías que tienen los gerentes para cumplir con las estrategias a nivel de unidad de negocio o a nivel funcional. Por esta razón las políticas de compras son las directrices que tiene el departamento de compras para alinearse con la estrategia empresarial.

5. ¿Qué elementos se deben tener en cuenta para diseñar unas políticas de compras?

  Las políticas de compras debieran estar bajo la gestión logística o bajo la gestión de la cadena de suministros (en organizaciones mas desarrolladas). La manera como se gestionen las relaciones con los proveedores directos (primer nivel) e indirectos (segundo o tercer nivel) es una decisión de la alta gerencia, en este caso del gerente de la cadena de suministros y no del gerente de compras. Generalmente, la función de compras es operativa y se asimila a la relación existente entre ventas y marketing. Los criterios de compras para seleccionar y evaluar proveedores son los elementos claves para el diseño de una política de compras.

6. ¿Cuál es la relación entre las políticas de compras, logística y ventas?

  Las políticas de todas las funciones empresariales deben estar alineadas con las estrategias y procesos a nivel de unidad de negocio y a nivel funcional y debieran ser interdependientes con el fin de enfocarse en agregar valor al cliente y crear ventaja competitiva en el mercado.

7. ¿Cuáles son las últimas tendencias en el área de adquisiciones, en el mundo?

  La administración global de redes de cadenas de suministros es el concepto moderno más amplio y que va más allá de las fronteras de logística y compras. En épocas de pandemia se analizan de manera sistémica las cadenas de suministros de las empresas a nivel internacional y regional con el fin de mitigar los riesgos del desabastecimiento potencial de las redes de proveedores y canales de distribución localizados a nivel global. La analítica de una cadena de suministro está soportada hoy en día por tecnologías de la era industrial 4.0, tales como: inteligencia artificial, internet de las cosas, cadenas de bloques, realidad ampliada, impresión 3D o Big Data entre otras.

8. ¿Nos podría hablar sobre un caso exitoso, latinoamericano, de estrategia de compras de alguna compañía? ¿Cuáles fueron sus factores de éxito?

  En épocas de pandemia los casos exitosos a nivel mundial se han observado principalmente en el sector de la distribución minorista.  La adaptación rápida a las nuevas necesidades de los usuarios y la creación de canales digitales con entregas a domicilio han sido el común denominador en esta industria en todos los países latinoamericanos. Generalmente las fuentes de ventaja competitiva de una empresa de clase mundial son la innovación, la capacidad de respuesta al mercado, la calidad y la eficiencia.  

9. ¿Cuál es la función estratégica de un departamento de compras?

  La estrategia de un departamento de compras depende de la estrategia de la unidad de negocio. La manera como la función de compras aporte al cumplimento de estos objetivos estratégicos de la empresa será su estrategia funcional. El outsourcing y el insourcing son dos estrategias clásicas del departamento de compras.

10. ¿Qué sucede cuando no existe una clara estrategia de compras, en una compañía?

  Las consecuencias son muy graves para la empresa: perdida de eficiencia, calidad, productividad e innovación en todos los departamentos que son clientes internos de la función de compras. Al final, en términos financieros se traduce en pérdida de rentabilidad operacional y en términos comerciales, reducción de la participación en el mercado por la insatisfacción de los clientes y consumidores finales.

  Finalmente, es importante destacar que la gestión del departamento de compras debe involucrar la capacitación a sus colaboradores a fin de mantenerlos actualizados con relación a procesos y retos de su área.

  En general, todos en la empresa deben conocer la labor de compras y su relación con los proveedores y de esta manera conectarla con la cultura organizacional.

Fuente: Consultor Pedro Pablo Meza Herrera. Ingeniero industrial. Docente de gestión de las organizaciones, Facultad de ciencias económicas y administrativas. Pontificia Universidad Javeriana, Cali. Colombia

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