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12 de agosto de 2022

Competencias y nuevo rol para las secretarias hoy en día

  El mundo empresarial evoluciona y con él algunos perfiles de cargos administrativos que son clave dentro de las organizaciones y que en ocasiones suelen pasar desapercibidos. Uno de ellos, que resulta ser clave en la gestión es el de las secretarias ejecutivas.

  Las empresas hoy día buscan otros requerimientos para este cargo que resulta ser de mucho apoyo para jefes y gerentes, por lo cual la preparación académica y experiencia, son de mucho peso a la hora de contratar un perfil de esta índole.

  Manejar la agenda de la jefatura o gerencia, es una tarea que aparentemente se ve sencilla pero que requiere cuidado y discernimiento entre lo que es urgente e importante. Teniendo claro lo anterior, es un poco más fácil organizar esta actividad. La facilidad para solucionar situaciones y conocer muy bien las prioridades de una gerencia, son claves para este cargo.

La responsabilidad de una secretaria

  El papel del secretario en cualquier grupo formal es ser guardián del proceso de las reuniones. Por lo general, son la persona que hace los arreglos para las reuniones, incluidas las AGM, y mantiene registros formales del proceso y las decisiones del grupo: las actas de la reunión. Esto puede incluir el mantenimiento de registros de la correspondencia.

  Tener conocimientos por lo menos básicos en contabilidad, planillas de cálculo y softwares especializados en gestión, son otros requerimientos importantes que dan más proyección a una secretaria. Así que entrenarse en lo anterior, le dará un plus a su gestión dentro de la organización.

Las nuevas habilidades a tomar

  Existen también algunas habilidades blandas que le facilitarán interactuar con otras áreas dentro de la empresa y desenvolverse para lograr llevar a buen termino parte de sus actividades. Algunas de estas habilidades son:

  Facilidad de comunicación con diversos públicos. Como bien sabemos, las jefaturas y Gerencias tienen vínculos estratégicos con diversos Stakeholders, en este sentido, las secretarias deben manejarse de una manera fluida con personas de distintas áreas, clientes, proveedores y accionistas entre otros grupos de especial interés para estas áreas.

  Dominio de idiomas. Algunas empresas son multinacionales u ocasionalmente realizan contactos con instituciones internacionales, por lo cual el dominio de por lo menos el inglés, es muy importante.

  Expresión oral y escrita: saber expresarse correctamente, es una manera de proyectar bien la imagen del área a la cual representa en primera instancia. Se pensaría que esta habilidad no es tan relevante, pero una excelente redacción, por ejemplo, dice mucho no solo de la persona sino de la institución que representa.

  Habilidad para resolución de situaciones. son varias las situaciones complejas que pueden suscitarse en el día a día de una gerencia. Ser apoyo en solución de condiciones adversas, es una ganancia como profesional frente a un área que tiene gran movimiento en tareas diarias donde se requiere ser ágil en propuestas de solución.

  Las secretarias son y serán siempre el principal apoyo de una Gerencia, por ello la importancia de actualizarse constantemente en aspectos clave para su posición. Existen competencias exigidas que pueden variar de acuerdo a cada organización y perfil diseñado para el cargo, mantenerse al día con los conocimientos exigidos, es uno de los retos de quienes aspiran a desempeñarse profesionalmente en este oficio.

Nuevos retos y evoluciones en los trabajos de las secretarias

  Sin embargo, cuando llegó la pandemia de COVID-19, los secretarios corporativos necesitaban intensificar su juego y brindar apoyo adicional a sus empresas. Aparte de la pandemia, la llegada de la era digital también obligó a los secretarios de empresas a encontrar formas de hacer que su trabajo fuera más valioso. Fue entonces cuando empezaron a surgir nuevos y modificados servicios de secretaría de empresa. Siga leyendo para descubrir cómo ha evolucionado el papel de una secretaria corporativa a lo largo de los años.

  Tras el inicio de la pandemia mundial, un número significativo de empresas han comenzado a adoptar diversas plataformas digitales para realizar conferencias remotas. Los secretarios corporativos ahora están llamados a administrar los procesos de los comités y las reuniones de la junta utilizando herramientas digitales. Desde la preparación hasta la documentación, casi todo tiene que hacerse virtualmente ahora.

  Debido a las restricciones impuestas por la crisis sanitaria, las juntas y los clubes se ven obligados a adaptar configuraciones alternativas para las conferencias de la empresa, y los secretarios son responsables de garantizar que estas reuniones sigan siendo accesibles y atractivas para todos los accionistas.

  Además, ahora se espera que los secretarios corporativos administren las actividades de participación de los accionistas, como las reuniones generales anuales, en formatos virtuales o híbridos. Por lo tanto, ahora es más importante que nunca que los secretarios de las empresas sean expertos digitalmente.

  Debido a que más empresas ya están planeando adoptar la digitalización, los secretarios corporativos ahora deben desempeñar un papel de soporte de TI para los miembros de la junta en las conferencias de la junta. Desde simplemente recordarles a los directores que deben silenciar y activar el sonido hasta facilitar la dinámica de la junta virtual, la función de asistencia de los secretarios de la empresa ya se ha ampliado en gran medida para cubrir una amplia variedad de tareas de apoyo.

Fuente: skillsyouneed.com / OneStop Professional

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