30 de junio de 2023

¿Cuándo cambiar la cultura organizacional de mi empresa?

  Las crisis organizacionales pueden ser uno de los motivos por los cuales se puede decidir cambiar la cultura organizacional de tu empresa, pero no es la única. La evolución de la empresa, la transformación de su estructura, las exigencias del entorno, la empresa está en crecimiento o han experimentado una fusión, son otros motivos por los cuales se toma la decisión de transformar su cultura.

  El cambio organizacional es necesario si la empresa desea afrontar nuevos retos que la lleven a escenarios deseados y donde su estructura interna, sistema de valores y creencias, forma de realizar las cosas, liderazgo, modos de relacionamiento, deben ser reestructurados para fortalecerse interna Y externamente. El foco en las personas facilitará este proceso, ya que el talento humano es parte esencial de la cultura organizacional y se requiere de su compromiso en ese proceso de transformación organizacional.

  ¿Cuál es la cultura actual? ¿Cuál es la cultura ideal a la cual se desea llegar? Son algunas de las preguntas que regirán ese cambio deseado. La comunicación interna, es clave en este tipo de procesos, ya que preparará a los diversos equipos de la empresa en lo que se vendrá, los pasos que se están desarrollando durante la transformación y los resultados finales. De esta manera todos los colaboradores estarán informados y sintonizados con el proceso, ya divulgado desde su objetivo, estrategia, alcances y su aporte de cada colaborador dentro del mismo.

  Para adentrarnos un poco más en lo que significa la cultura organizacional, sus retos y transformación, hablamos con Daniel Cofré Vega, Consulting Manager en Thomas International Chile, experto en cultura y liderazgo, quien nos amplió sobre este importante tema.

1. Claudia Hung: ¿Cuál es el concepto de cultura organizacional?

  Daniel Cofré: El concepto de cultura naturalmente es un objeto de estudio de la sociología y la antropología. No obstante, los psicólogos sociales incorporaron el concepto a las empresas para referirse a un conjunto de comportamientos, sentimientos, pensamientos y pautas de relaciones sociales que comparten al interior de un grupo. De esta manera lo que los miembros de una cultura comparten son dimensiones de conductuales, cognitivas, emocionales y sociales.

  Si te das cuenta, el concepto de cultura hace énfasis en lo que la organización comparte, lo que tiene en común y que determina una expectativa de lo que es esperado y permitido al interior de un grupo. Esto nos permite darnos cuenta, que la cultura no solamente es aquello que las personas de una organización comparten, sino que también se asocia con las expectativas y un conjunto de reglas sociales, que son parte de la organización y contribuyen significativamente a configurar la identidad del grupo, ejerciendo un efecto directo en lo que llamamos comportamiento organizacional.

  Del concepto de cultura, se derivan naturalmente otros tipos de elementos que son coherentes con expresión natural de las creencias subyacentes del grupo; se trata de símbolos y representaciones, rituales, ceremonias, fiestas, canciones, formas de vestir, dialogar, gestionar el conflicto, etc. De esta manera las empresas tienen una cultura, la cual se ha formado a lo largo de su existencia y que puede ser fruto del diseño intencional o de surgimiento espontáneo de las relaciones que conforman los miembros del grupo. En este sentido, la cultura organizacional que las empresas tienen es la consecuencia de la gestión bien articulada, estratégica e intencional de los líderes de la organización quienes contribuyen significativamente a la construcción de la cultura o bien es el resultado de lo que ha surgido natural y orgánicamente.     

2. H: ¿En cuales momentos es necesario que una empresa decida realizar un cambio organizacional?

  D.C: Como he mencionado anteriormente, tu cultura está cambiando y va a seguir cambiando, ya sea porque la estás gestionando activamente o simplemente no estás haciendo nada, el cambio es permanente, y no lo podemos frenar, porque en sí misma la cultura se trata de algo dinámico; ¿Has contratado a un nuevo gerente? ¿Tienes más mujeres contratadas en la organización? ¿Han aumentado los jóvenes de las generaciones digitales en la empresa? Esta, y muchas cosas más, van produciendo influencias que van cambiando tu organización y su cultura. Como ya dijo hace miles de años Heráclito, no te estás bañando en el mismo rio dos veces, el cambio es contante.

  En este sentido, la pregunta más asertiva es ¿Cuál es el momento indicado para que la organización decida ser intencional en tomar control sobre la dirección en la cual se dirige el cambio cultural y organizacional? La respuesta es “ahora mismo”.  Convertir tu cultura organizacional en un área de gestión, se convertirá en un elemento estratégico y una ventaja competitiva para tu negocio.

  No obstante, algunos indicadores te ayudarán a determinar que la gestión del cambio cultural es urgente en tu empresa u organización:

• Altos niveles de conflicto: Normalmente un incremento abrupto de los conflictos interpersonales, son un síntoma de que algo en la cultura organizacional está cambiando. El conflicto es el síntoma más recurrente en organizaciones que están experimentando una disonancia, una incomodidad entre un estado actual y uno futuro. Esto refleja que estás en transición.

• Problemas con los resultados: Preservar una cultura organizacional que tiene elementos que ya no son relevantes para la sociedad moderna, podría estar afectando los resultados de negocio.

• Bajos niveles de liderazgo: Los líderes siempre son el problema, y los líderes siempre son la solución. La cultura organizacional es sin lugar a duda resultado de la acción intencional de los líderes que promueven e influencian a las personas, por medio de sus palabras y mayoritariamente por medio de su ejemplo.

• Bajos niveles de compromiso laboral: Altos niveles de ausentismo, rotación, bajo desempeño, boicot, entre otros, podrían estar hablando que tu cultura organizacional está configurando un lugar negativo, poco atractivo o tóxico para las personas.

3. H: ¿Como puede afectar a una organización, un cambio de cultura organizacional y cómo se debe manejar la situación?

  D.C: El efecto del cambio podrá ser positivo o negativo, en función de la visión estrategia del cambio y la manera en la que se gestiona el cambio organizacional. A nivel de la estrategia, determinar ¿Por qué y para que cambiar? Es la clave, diseñar un cambio cultural desenfocado de una estrategia puede ser letal para un negocio.

  A nivel de la gestión del cambio cultural, el modelo ADKAR nos da una buena mirada de cómo gestionar el cambio cultural y muchos de los errores típicos para manejarlo. ADKAR es un acrónimo de cinco palabras anglosajonas que significan: Consciencia, Deseo, conocimiento, habilidad y refuerzo.

  Este modelo muestra las etapas del cambio, supone la idea que para cambiar lo primero que necesitas es ser consciente de la necesidad del cambio, y luego el surgimiento de un profundo deseo. Este es un error típico en la gestión del cambio, otorgar cursos y formaciones que le dicen a la gente en qué cambiar, y que hacer, sin antes trabajar con la gente el propósito del cambio y consciencia de que hay algo que tiene que cambiar o mejorar. Entregar formación y entrenar personas en habilidades específicas de algo, sin la necesidad y el deseo, es una pérdida de dinero y solo genera por parte de las personas sabotaje y falta de participación. 

  Se debe tener un conocimiento profundo sobre el lugar en el que se encuentra tu organización a la hora de hacer gestión del cambio, para enfocarte en seguir esta ruta que permite fluir en una transición saludable.

4. H: Existen diversos tipos de cambio organizacional. ¿Cuáles son algunos de ellos?

  D.C: Podrían existir diversos tipos de clasificaciones, pero normalmente podemos resumirlo en dos tipos, cambios que se apalancan en Crisis y otros que se apalancan visión. En este sentido, al igual que la salud personal, hay personas que se ocupan de ella de forma tardía y efectúan cambios en sus hábitos cuando su salud física ya se encuentra comprometida, mientras que hay personas que de forma proactiva están efectuando hábitos y mejoras permanentes en la dieta, actividad física, relaciones sociales, hábitos de sueño, etc., para no caer en un estado de pérdida de salud.

5. H: ¿Se debe diseñar una estrategia para desarrollar ese cambio? ¿Qué se debe tener en cuenta para esa estrategia?

  D.C: Son muchos los factores que se debe tener en cuenta a la hora de construir un cambio en nuestra cultura organizacional. La mejor metáfora para responder esto es el concepto de travesía, que es algo diferente al de viaje. Cuando piensas en un viaje lo programas, también piensas en lo recursos requeridos para tener un viaje cómodo, es por esto que mucho sugieren que la gestión del cambio es como un viaje, pero en realidad parece más una travesía.

  La diferencia radica es que la gestión del cambio no siempre será un viaje cómodo y reconfortante, muchas veces se parecerá más a un mar turbulento que una bella piscina calmada. En este sentido, si tuvieras que hacer un viaje al espacio ¿De qué te preocuparías? ¿Qué recursos necesitarías? ¿Cómo estaría compuesto tu equipo? Wow estás si son preguntas estratégicas.

  Si estás de camino a articular un proceso de gestión de cambio cultural, debes saber que no puedes hacerlo solo, necesitarás de un equipo potencial, y no solo tu equipo de gerentes de primera línea, ya que ellos son vitales ya que con su ejemplo potencian o sabotean al cambio, pero necesitaras gente en todos los niveles de la organización con grandes niveles de liderazgo que comuniquen, inspiren y promuevan en cambio organizacional a todo nivel.

Algunos de los elementos que me permitirán formular mi estrategia, son lo siguiente:

• Diagnóstico: Definir dónde estoy y hacia dónde quiero ir (entender dónde no quieres ir y en qué no quieres convertirte es también muy valioso).

• Identificación de Personas clave: Definir quienes son las personas vitales que me ayudarán en esta travesía del cambio. Entender quién es el personal clave contratado y determinar sino necesito contratar o importar talento para el viaje. No se trata solamente de personas en posiciones formales de autoridad, pero de personas a todo nivel con liderazgo real (influencia) compartiendo y potenciando el cambio.

• Estructura: Necesito determinar una estructura organizacional de trabajo, esto tiene que ver con crear equipos de proyectos, departamentos, áreas enfocadas a facilitar el proyecto. En estructura no solamente están los equipos y áreas, sino que también los dispositivos culturales que se puedan crear, tales como instancias sociales, actividades formales e informales que contribuyen al cambio y al proceso de enculturización (por ejemplo, un kick off del programa, inducción de nuevos empleados, la celebración de un día especial, dispositivos de aprendizaje y mejora, etc.).

• Determinar aliados clave: Estamos hablando de ciertos colaboradores externos, asesores, consultores que pueden ayudarme a facilitar un mapa y recomendaciones para el cambio, no solo basados en la mejor práctica, también basados en el mejor ajuste a mi realidad.

• Determinar objetivos en sprint: Cuando quieres hacer un cambio profundo no puedes medirlo en el corto plazo, no cocinarlo a fuego rápido, ya que te frustrarás y el plato quedará mal cocinado, lo que hace que se pierda todo. Piensa en que quieres lograr, que sea alcanzable y medible en periodos cortos de tiempos y celebra los pequeños logros.
• Comunicaciones: Es vital mantener a la organización bien informada pero además tomar control sobre las palabras y el lenguaje que usa la organización en la construcción de su cultura.

• Instrumentos y sistemas: Cuando efectúas un viaje, por supuesto que es necesario y conveniente tener tus instrumentos para medir el rumbo, el clima y todo tipo de variables que te ayudarán a tomar decisiones durante el trayecto, Determinar que tecnologías e instrumentos se requieren, será clave para basar decisiones de rumbo en medio del viaje.

  Muchos de estos elementos están definidos por Tom Peters y Robert Waterman en el modelo estratégico de las 7s de Mckinsey.

6. H: ¿Qué errores deben evitarse al realizar esa transición?

  D.C: Cuando ya has emprendido la travesía, debes evitar perder el foco en el elemento más importante del cambio: “Las Personas”. Es fácil perder el rumbo, enfocándose demasiado en los procesos, las tecnologías y las reuniones, pero si las personas no están manteniendo un alto nivel de engagement (compromiso) con el proyecto, el proyecto puede salir mal.

  Debemos mantener puertas abiertas con las personas, ponerlas en el centro del proceso y sobre todo dar acompañamiento y refuerzo de las iniciativas de cambio.

  Otra cosa que debes evitar, es cometer serios errores en la contratación de personal. Por ejemplo, estás trabajando en mejorar la cultura de liderazgo en tu organización pasando de una cultura autoritaria a una transformacional e influyente, y decides contratar a un nuevo gerente que tiene rasgos de personalidad del espectro narcisista y niveles descarrilados de competitividad. Aquí con una simple decisión de contratación, acabas de borrar con el codo todo lo que escribiste con puño y letra. Las decisiones de contratación y las áreas de atracción del talento deben resguardar que los talentos adquiridos, sumen atributos, variables humanos y competencias que sumen en la dirección en la gestionamos el cambio.

  Debemos evitar la ansiedad por el cambio, no se puede cambiar de la noche a la mañana, es un proceso a fuego lento. Una manera de lidiar con esto, es definir éxitos rápidos (quick wins), esto nos permitirá celebrar logros pequeños de cara a producir un gran cambio, celebrar los pequeños éxitos nos ayuda a reducir la ansiedad de logro y construir una cultura de entusiasmo con respecto al cambio.

  Y, por último, evitar el perfeccionismo. Cómo hemos visto, el cambio se parece mucho a un océano, muchas veces estará tranquilo, pero en ocasiones será muy tempestuoso. No puedes confundir auto-exigencia con inflexibilidad, el mejor plan de cambio, la mejor ruta definida fallará, debes estar seguro de gestionar ambigüedad y afinar el rumbo, tomar decisiones basadas en datos y evitar la frustración del perfeccionismo, que muchas veces solo te paralizará y producirá emociones difíciles de manejar.

  Utiliza el error como una fuente de aprendizaje y ayuda a tus equipos a equivocarse barato en pequeñas instancias piloto en las que podemos aprender mucho sobre el impacto de nuestras iniciativas.

  Realizar una transformación tan profunda y estratégica como lo es la cultura organizacional, va más allá de los procesos, debe tener un componen fuerte desde lo humano, que son los colaboradores y una visión clara de hacia dónde se quiere llegar y como se desea ese cambio.

  La cultura organizacional involucra comportamientos, sistema de valores y creencias, la forma de relacionamiento, entre muchos aspectos, por lo que el proceso de transformación debe tener etapas y conlleva un tiempo importante en su desarrollo. Priorizar los aspectos relevantes y asociar la transformación a la visión de la empresa, es clave para un resultado positivo.

Fuente: Daniel Cofré Vega, Consulting Manager en Thomas International Chile. Experto en cultura y liderazgo.

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