17 de febrero de 2023

¡¡¡Protocolo para reuniones de trabajo, la imagen lo es todo!!!

  El protocolo y la etiqueta en el contexto laboral, tiene muchos matices que van desde el vestuario, pasando por las relaciones entre colaboradores hasta las formas de negociación. Comúnmente se piensa que las reuniones de trabajo se encuentran absueltas de principios de protocolo, pero nada más lejos de la realidad. En estos encuentros, existen detalles que se deben tener en cuenta, ya que se encuentra de por medio, la imagen de la organización; más aún,  cuando estas reuniones no solo se realizan con colaboradores internos sino con clientes, accionistas, proveedores y otros grupos de interés.

  Teniendo en cuenta lo anterior, resulta importante conocer los códigos de comportamiento empresarial en diversos contextos y culturas, ya que las relaciones con otros países obligan tener un conocimiento previo de ello, para ofrecer una imagen positiva de nuestra organización.

  Preparar, coordinar, asistir y liderar una reunión de trabajo, hace parte de un proceso necesario para que el resultado sea eficaz.

  Invitamos a nuestro blog a Clara Hilda Ramírez, tallerista de etiqueta y protocolo en Colombia, para que nos comparta algunos aspectos a tener en cuenta en nuestras reuniones de trabajo.

1. Claudia Hung: ¿Qué aspectos son importantes tener en cuenta en la programación de una reunión de trabajo?

  Clara Hilda Ramírez: con el objetivo de que exista puntualidad en las reuniones y sean lo más eficaces posible, se debe comunicar con tiempo a los asistentes el lugar, la fecha, hora de inicio y terminación de la sesión. Esto es muy importante, ya que cada uno de los invitados podrá programar con tiempo su agenda del día.

  Un correo oficial, puede ser un buen canal para enviar la citación, confirmando luego por vía telefónica. El correo debe incluir el orden del día o agenda proyectada, anexando los documentos que sean necesarios leer antes de la reunión.

  También es importante organizar toda la logística que incluye el lugar de la reunión (separarlo ya que es de uso colectivo), tener a disposición agua, café y alguna bebida. Si lo considera la empresa, algún bocadillo liviano.

  Si la empresa lo acostumbra, se coloca una carpeta por asistente, que contenga un resumen de los temas que se discutirán durante la jornada.

2. H: ¿cómo se sugiere que debe desarrollarse la reunión?

  C.H.R: al iniciar la reunión, colocar a consideración y aprobación de los participantes, el orden del día o agenda de trabajo, asignando tiempo de duración para cada tema.

  Según el tipo de reunión, asignar roles y responsabilidades: líder, moderador o facilitador, relator, secretario y otros.

3. H: ¿Cómo motivar la participación a estas reuniones?

  C.H.R: la puntualidad es muy importante por cuanto los asistentes pueden programar mejor sus actividades del día. En este sentido, hágales honor a los cumplidos y evite recompensar a los que llegan tarde.

  Otro punto importante es ser muy concretos en el desarrollo de la reunión ya que a muchas personas les desmotiva las largas sesiones con discusiones que no llevan a conclusiones concretas.

  Puede motivar a los asistentes escuchando sus ideas o propuestas, generando debates que lleven a tomas de decisiones. Respetar el uso de la palabra, evitar hablar al mismo tiempo que lo hace otra persona. También centrar las intervenciones en los temas de la agenda y realizarlo de manera clara y concreta.

4. H: ¿Cómo cerrar la reunión?

  C.H.R: Se deben resumir las conclusiones y tomar nota de los progresos conseguidos. Lo olvidar, si lo amerita, asignar responsabilidad de tareas y establecer fechas de ejecución. Programar la otra reunión, si fuese necesario. Tratar de culminar la reunión a la hora prevista, siempre agradeciendo la asistencia y aporte de los asistentes. Generar un acta con los principales acuerdos.

  Realizar reuniones que realmente ameriten y lleven a conclusiones y propuestas claras, hará que los asistentes sientan que estos encuentros son necesarios y no pérdida de tiempo. El protocolo en este sentido, permitirá una jornada organizada, cumplida en tiempos y con resultados favorables para todos.

Fuente: Clara Hilda Ramírez, tallerista de etiqueta y protocolo. Colombia

  Asesórate junto a nuestros canales de comunicación donde atenderemos cualquier requerimiento y cotización lo que necesites. En Prisa Depot lo necesitas, lo tienes.

-Email: prisa@prisa.cl / chat@prisa.cl / comunicacion@prisa.cl
-Teléfonos: 22 820 6000/ 1512/ 6255/ 6097/ 1531
-WhatsApp: +56 963066972

#SomosPrisa #Prisa #PrisaDepotChile #PrisaContigo #Negocios #EstrategiayNegocios #ProtocoloEmpresarial #IdentidadCorporativa #EtiquetaLaboral #ProtocoloyEtiqueta #Chile