25 de noviembre de 2022

Grupos focales: Un aporte a procesos de mejora continua

  No son pocas las empresas que optan por usar los grupos focales como herramienta de medición de sus procesos internos, con fines de mejoramiento continuo.

  Esta herramienta es comúnmente utilizada por distintas áreas y parte de su éxito radica en tener un objetivo claro, convocar a personas que puedan aportar suficiente al tema a tratar, realizar un cuestionario con preguntas abiertas que lleven a cumplir el objetivo de la dinámica y un orientador bien preparado.

Un poco acerca de su origen.

  Los grupos focales tienen su origen hacia 1930, cuando los científicos sociales, detectaron algunas falencias en las entrevistas tradicionales, donde, según ellos, el entrevistador podría tener influencia sobre el entrevistado. Igualmente, llegaron a la conclusión que las preguntas cerradas limitan las posibilidades de respuesta y en ocasiones son poco enriquecedoras para el objetivo que se busca.

  Es así como estos científicos observaron que las técnicas cuantitativas, si bien es cierto, ofrecen datos estadísticos de importancia, la investigación social valora más los datos que arroja la información de los participantes de manera espontánea y flexible.

¿Por qué son tan importantes los grupos focales?

  Esta herramienta es muy útil cuando deseamos evaluar una herramienta, programa, área o proceso. Sirve como un aporte dentro de un proyecto de mejoramiento continuo, ya que nos permite detectar errores e implementar correcciones a fin de lograr los objetivos propuestos.

  También es otra forma de involucrar a tus colaboradores, proveedores, clientes y otros grupos de interés en estos procesos de mejoramiento, ya que su opinión puede ser valiosa para detectar posibles fallas que requieran ser afinadas. Complementando lo anterior, invitar a estos grupos focales y escuchar opiniones de los distintos stakeholders, es una forma de decirles cuan importantes son para la organización.

¿Cuáles son las características de los grupos focales?

• La actividad gira sobre un tema específico, previamente elegido y analizado.
• Si bien es cierto no busca generar consenso, si permite conocer las percepciones del objeto a analizar.
• Es un buen espacio para que los asistentes conozcan un poco más sobre la organización.
• El moderador debe ser una persona muy conocedora del tema a desarrollar, asertiva, con dominio de grupos.
• Una de las bases para estos grupos focales es proveerse de información cualitativa.

Realizar grupos focales tiene muchas ventajas.

1. Hay personas que responden más fácil y abiertamente en espacios de interacción. Se sienten más libres de expresar sus opiniones.
2. Los participantes tienen la posibilidad de dar sus opiniones después de escuchar las de otros.
3. Tiene más credibilidad comparado con otras formas de evaluación, ya que recoge opiniones abiertas y directas de los participantes.
4. Tiene bajo costo, en relación a otras formas de recolección de información.
5. Permite interacción entre el moderador y los participantes, lo que la convierte en una técnica más cálida y cercana que otras.
6. Los integrantes generalmente son homogéneos y no se conoce entre sí, de esta manera tienen más libertad de expresión.

¿Cómo planificar un grupo focal?

5. Lo primero que debes establecer es la razón por la cual quieres realizar esta actividad, para quien se realizará la misma, que tipo de información buscas, quienes usarán la información recolectada.
6. Preferiblemente usa una grabadora para que las interacciones queden registradas, posteriormente puedas revisarlas y no se te escape ningún detalle. También es importante que tomes nota de opiniones o ideas importantes durante la jornada.
7. Actualmente y dado el desarrollo digital, los grupos focales también los puedes realizar en línea.
8. ¿Quiénes participarán en el grupo focal? Esto dependerá del objetivo establecido de la actividad, pueden ser clientes, miembros de alguna área, proveedores o consumidores. Se estima, que el número de participantes debe ser entre 6 y 8 personas.
9. Analiza que recursos son necesarios para realizar el encuentro. Diseña las preguntas de acuerdo al objetivo principal, invitación a los participantes, realiza una prueba sobre las preguntas, con el objetivo de afinar, lo que consideres necesario.

Áreas que comúnmente utilizan esta técnica.

1. Áreas de Investigación y Desarrollo a fin de solucionar posibles problemas presentados.
2. Marketing, a fin de conocer si las campañas están teniendo la repercusión que se desea, si los objetivos del departamento están siendo alcanzados.
3. Áreas de salud. Permite saber si las campañas, eventos, programas, están teniendo acogida dentro del público objetivo.
4. Distintas áreas de la empresa, a fin de investigar si su servicio al cliente interno está teniendo los resultados esperados o hay que realizar mejoras.
5. Conocer si el proceso de ventas es el adecuado o se deben realizar mejoras para satisfacer al cliente.

  Considerar realizar un grupo focal, requiere que tengas claridad si es la mejor técnica para el objetivo que buscas. Si bien es cierto, es una buena opción, es muy importante que vaya acompañado de un plan de mejoramiento continuo, para que los resultados que buscas tengan frutos y además se traduzcan en cambios que se requieren en un proceso, área o programa.

  Los datos cuantitativos son importantes, pero no excluyen a los cualitativos. Puedes complementarlos y obtener así, mucha más información que te permitirá implementar un plan de mejora.

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