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Hablemos del método Kaizen y algunos tips

19 de noviembre de 2021

  Hablemos acerca de un método de organización que no solo sirve para las empresas, sino que, llevado a menor escala, también podría ser un aporte en la vida diaria para cada uno de ustedes.

  ¿Qué es Kaizen? Kaizen es un término japonés que significa «cambio para mejor» o «mejora continua». Es una filosofía empresarial japonesa con respecto a los procesos que mejoran continuamente las operaciones e involucran a todos los empleados. Kaizen ve la mejora de la productividad como un proceso gradual y metódico.

¿Cómo se ve la mejora de procesos en su organización?

  El método busca eliminar actividades que no aportan valor a la cadena productiva en una empresa y en parte esto se logra creando una cultura de mejoramiento continuo que busca buscar la falla o problema y buscar la mejor solución. En teoría, esta filosofía indica que, a medida que una empresa crece, debe mejorar sus estándares. Las empresas comunes se pueden mantener en el tiempo, pero no innovar y generalmente en ellas no existe la filosofía kaizen, ya que esta combina mantenimiento y mejora continua.

  Para iniciar un proceso de mejora continua con esta filosofía, se debe realizar algunas preguntas:

¿Qué crees que se debe mejorar?

¿La empresa tiene una constante de mejora en sus resultados?

¿Identifica lo que agrega valor a los procesos en su empresa?

¿Su empresa se mantiene continuamente en urgencias?

  Lo más probable es que no tengas una única solución para todos los obstáculos de los procesos comerciales. Incluso después de que se implementan proyectos de un mes de duración y se gastan grandes presupuestos, ningún sistema es perfecto y, aunque una iniciativa puede mejorar temporalmente la forma en que se realiza el trabajo, es probable que deba volver a cambiarla en algún momento.

  No tiene que complicar demasiado o aislar el crecimiento y las mejoras de los procesos comerciales (BPI). El uso del método Kaizen de mejora continua anima a las organizaciones a jugar a largo plazo: lento y constante.

¿Y la mejor parte? Cualquiera, desde un director de proyecto hasta un director ejecutivo, puede implementarlo.

¿Qué busca esta filosofía en los procesos?

  La filosofía Kaizen desafía la afirmación de que «así es como hacemos las cosas». A través de micro cambios, se esfuerza por eliminar silos, egos y desperdicios y, en cambio, apunta a procesos eficientes y estandarizados, especialmente en estas áreas:

  • Calidad: productos, mejores prácticas y procesos comerciales.
  • Costo: materiales, energía y recursos.
  • Entrega: tiempo de entrega y actividades sin valor agregado
  • Gestión: formación, actitudes, flujo y documentación
  • Seguridad: condiciones laborales

  Es posible que hayas escuchado el término Kaizen en referencia a The Toyota Way, un cuento famoso estudiado en la escuela de negocios. O tal vez lo hayas escuchado junto con otras metodologías de mejora continua como Six Sigma, Lean, Total Quality Management, 5S y similares. La metodología Kaizen es más una mentalidad que una caja de herramientas, por lo que en realidad puede (y probablemente debería) implementarse junto con otras metodologías BPI como Six Sigma y 5S. Pero, ¿por qué implementarlo?

¿Por qué implementar el método Kaizen?

  Con el tiempo, pequeñas mejoras incrementales pueden generar resultados significativos; es básicamente un movimiento de base para BPI.

  Kaizen también fomenta condiciones en las que los empleados están profundamente comprometidos. Cuando se implementa con éxito y claridad, Kaizen satisface tres necesidades esenciales de los empleados:

  • Conexión: Sentirse conectado con un objetivo organizacional más grande, con su trabajo y con sus compañeros de trabajo.

  • Creación: oportunidades para pensar y resolver problemas existentes con soluciones creativas pero prácticas.

  • Control: un sentido de propiedad y conciencia durante todo el proceso.

  Usar la metodología Kaizen es una manera fácil de involucrar a los empleados y desarrollar una cultura de mejora continua. Parece obvio, pero el compromiso de los empleados tiene un impacto directo en los procesos comerciales y el éxito. Cuando organiza y capacita a todos los empleados para que participen en el panorama general a través de pequeños efectos en sus entornos locales, se quedarán más tiempo y trabajarán de manera más inteligente.

  Puede conectar fácilmente a los empleados, simplemente compartiendo sus diagramas de proceso y colaborando en tiempo real con la función de chat o incluso comentando directamente partes específicas de su documento.

¿Cómo poner en práctica el Kaizen’

  Kaizen se puede implementar en toda la empresa u organización, dentro de los equipos o incluso personalmente. Algunos casos pueden requerir una dirección clara del liderazgo y el cambio de cultura de la empresa.

  Utiliza la idea de la mejora continua de Kaizen para crear diagramas de flujo de procesos e implementación para visualizar sus procesos actuales y detectar más fácilmente dónde se pueden esconder los residuos en su empresa. Algo tan simple como dar un paso hacia la documentación visual de sus procesos comerciales con un diagrama Kaizen podría ser una mejora que podría conducir a más realizaciones y cambios valiosos.

Aquí hay siete consejos útiles para comenzar y continuar con la metodología Kaizen.

Cuestionar las prácticas actuales

  Si deseas hacer crecer y mejorar su negocio, debes reflexionar sobre lo que haces ahora. Los procesos desafiantes tal como están pueden ser delicados a veces, pero ser crítico con sus propios procesos es necesario para realizar cambios impactantes y duraderos.

Piensa pequeño

  La mayoría de las personas en una organización no son ejecutivos ni tomadores de decisiones poderosos. Capacita a todos, incluso a individuos y equipos pequeños, para realizar cambios en sus propios procesos. Si bien las grandes ideas son geniales, incluso las pequeñas ideas pueden tener un gran impacto a largo plazo, como la consolidación de reuniones, una decisión que libera tiempo para hacer más trabajo.

Fomentar la participación en un entorno sin culpa

  Crea un entorno en el que los colaboradores no tengan miedo de hablar cuando reconozcan un punto débil o piensen que hay una mejor manera de hacer algo. Pero, al mismo tiempo, si una idea no funciona de la forma en que la imaginaron, el método Kaizen te sugeriría que repitas y mejores en lugar de señalar con el dedo. Después de todo, la innovación es solo una palabra elegante para referirse a prueba y error.

No busques la perfección

  La metodología Kaizen no existe para perfeccionar de repente sistemas o procesos, sino simplemente para mejorarlos. Incluso se podría argumentar que Kaizen sugiere que la perfección es inalcanzable, que independientemente de lo bien que vayan las cosas, siempre hay formas de mejorar, desde las características del producto hasta la forma en que administra los proyectos.

Reconocer el éxito

  Celebra sus victorias de mejora, ya sean grandes o pequeñas, incluso si se trata solo de un saludo de Slack o de chocar los cinco. Si tienes colaboradores que realmente quieren ayudar a mejorar tu negocio, producto o experiencia del cliente, entonces esos son los tipos de empleados que están comprometidos y desea mantener a esas personas cerca.

Utilice 5S y otras estrategias

  La mejora del proceso Kaizen es una mentalidad para estar siempre buscando formas de mejorar. Pero, cuando llegue el momento de implementar mejoras, puede resultarte útil aprovechar otras metodologías de mejora de procesos como Six Sigma o 5s, que pueden actuar como un marco para la toma de decisiones basada en datos.

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