21 de octubre de 2022
En los documentos archivados importa la fecha
Hace algún tiempo les comenté sobre la importancia de tener los documentos archivados físicamente, por un tema de respaldo y por un tema de orden. La idea no es llenarse de carpetas infinitamente, pero sí de tener un sistema de archivos que permita que todos los funcionarios de una oficina lo maneje, no sirve de nada que solo nuestra querida e irremplazable secretaria lo maneje, porque ellas también tienen derecho a vacaciones y a enfermarse.
Pero volviendo al punto de los archivadores, siempre nos preguntamos cada ¿cuánto tiempo debemos ir actualizando esas carpetas?, para no llenar las bodegas de miles de millones de papeles que solo ocupan espacio y fomentan el desorden.
De acuerdo a mis investigaciones, la respuesta no es simple y requiere de un curso de física cuántica para resolverlo. Así es, porque depende del documento archivado el tiempo que debe mantenerse en carpeta.
Existen documentos contables que deben ser archivados hasta por 20 años, otros por 10 años y otros por 5, el detalle de cada uno no se los daré porque se necesita dedicación y paciencia. Por otro lado, hay documentos laborales que también es necesario guardar por mucho tiempo, como contratos, seguros laborales, antecedentes de estudios y muchos más, pero hay otros documentos que no es preciso guardar durante tanto tiempo y esos, se pueden ir cambiando año a año, como son las boletas de servicios básicos, inventarios anuales y otras cosas más.
Así que ya sabe, es importante actualizar los archivadores en cualquier empresa u oficina, incluso a nivel personal, ir destruyendo los documentos que ya están vencidos y mantener un orden de las carpetas, mejora la productividad y la eficiencia. La basura archivada también existe, pero es importante considerar los tiempos y fechas para poder eliminar papeles y no transformar ese orden en una catástrofe “oficinistica”, no vaya a ser que deshacerte de cosas archivadas termine siendo causal de despido.
Organicen a fin de año un día del archivador y entre todos revisen uno por uno los documentos de las carpetas que están guardadas, no es necesario que sea tedioso ni aburrido, buena música, su picoteo y manos a la obra.
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➡️ Existen varios tipos de pisos y cada uno requiere una limpieza diferente.
A continuación detallaremos algunas recomendaciones generales para limpiar distintos tipos de pisos 👇:
▫️ PISOS DE MADERA: Evita el uso de productos de limpieza fuertes o abrasivos, ya que pueden dañar la madera.
Vierte agua tibia en un balde y agrega limpiador para pisos de madera. Escurre bien el trapo para que apenas quede con un poco de agua.
Pásalo haciendo movimientos circulares.
Seca el piso con un trapo seco.
▫️ PISOS DE CERÁMICA O PORCELANA: utiliza un trapeador húmedo y un poco de jabón suave para limpiar las manchas.
Primero debes remover la suciedad antes de limpiar pisos de cerámica, pasa una escoba o aspiradora para retirar el polvo.
▫️ PISOS FLOTANTES: Antes de comenzar con la limpieza de pisos flotantes, debes barrer toda la zona para retirar cualquier residuo de polvo o partículas de suciedad que podrían dañar el piso.
Mezcla 1 parte de vinagre (vinagre de manzana o vinagre blanco de mesa) por 10 partes de agua y limpia todo el piso. No te preocupes, el olor desaparecerá cuando el piso se seque.
▫️ PISOS VINÍLICOS: Para mantenerlos brillantes, puedes limpiarlos con un producto comercial específico para pisos de vinilo. Siempre se recomienda aplicar el producto en una superficie pequeña, a modo de prueba, antes de su empleo.
▫️ PISOS DE MÁRMOL O GRANITO: utiliza un trapeador húmedo y un limpiador específico para mármol o granito para limpiar las manchas. Evita el uso de productos de limpieza fuertes o abrasivos, ya que pueden dejar manchas o vetas. Lee siempre las instrucciones del fabricante.
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