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Cómo llevar a cabo reuniones efectivas y prosperar en tu organización

11 de febrero de 2022

   Si le dijera que solo el 50% del tiempo de la reunión se usa de manera efectiva, ¿me creería? (No responda. Puedo escucharlo asentir desde aquí). Hay evidencia de que las reuniones remotas obtienen una puntuación aún más baja.

   Y entienda esto: una reunión ineficaz puede descarrilar la productividad incluso después de que haya terminado. Un artículo reciente en MIT Sloan Management Review detalla algo llamado «síndrome de recuperación de reuniones», en el que los asistentes pierden tiempo de trabajo mientras se recuperan mentalmente de una mala reunión.

   La mayoría de nosotros no tenemos capacitación formal en habilidades de gestión de reuniones, pero cualquiera puede aprender a hacerlo bien, ya sea que su equipo esté en la oficina, sea completamente virtual o híbrido.

   ¿Qué hace que una reunión sea eficaz?

   Es importante distinguir entre efectivo y eficiente.

  Una reunión eficiente comienza puntualmente, se mantiene encaminada debido a una buena gestión del tiempo, incluye a la menor cantidad de personas posible y logra el objetivo establecido.

   Trabajo hecho, ¿verdad? Incorrecto.

   La eficiencia es una cualidad superficial. No dice nada sobre si se incluyeron las personas adecuadas por las razones correctas o si la reunión generó algún valor para el negocio.

   Una reunión eficaz reúne a un grupo de personas cuidadosamente seleccionado para un propósito específico, proporciona un foro para la discusión abierta y ofrece un resultado tangible: una decisión, un plan, una lista de grandes ideas a seguir, una comprensión compartida del trabajo por delante. . No solo eso, sino que el resultado se comparte con otras personas cuyo trabajo puede verse afectado.

   Las reuniones exitosas tienen un propósito claro

   Seamos realistas: la mayoría de nosotros queremos menos reuniones en nuestros calendarios. Es fácil caer en la trampa de ver las reuniones como la única forma de colaborar, pero esa tendencia instintiva es lo que nos mete en problemas y les da mala reputación a las reuniones.

   Determine si realmente necesita una reunión

   Las reuniones nunca deben celebrarse con el único propósito de compartir información: para eso están el correo electrónico, el chat y las intranets de la empresa (por ejemplo, Confluence). Las reuniones de todos los departamentos y empresas son una notable excepción. Brindan una oportunidad única para que las personas en todos los niveles del negocio escuchen directamente a los ejecutivos y otros tomadores de decisiones y, si incluye tiempo para preguntas y respuestas, viceversa.

   Como mínimo, una buena reunión se centrará en una discusión productiva que será más efectiva en tiempo real que de forma asincrónica a través de correos electrónicos o hilos de comentarios. Los ejemplos incluyen retrospectivas de equipos o proyectos, lluvia de ideas y reuniones individuales entre gerentes y sus informes directos.

   En el mejor de los casos, el propósito de una reunión es tomar una decisión o crear algo en colaboración. La planificación de proyectos, el mapeo de los recorridos de los clientes, el establecimiento de objetivos, la resolución de un problema, la elección de X frente a Y… todas estas son situaciones en las que celebrar una reunión es probablemente la forma más eficaz de hacerlo.

   Diagrama de flujo: ¿cuándo debe convocar una reunión?

   Elija participantes de la reunión que puedan hacer una contribución única

   Las reuniones son costosas, así que tenga en cuenta a quién invita. Para estar seguro, desea invitar a la cantidad mínima de personas necesarias para lograr su objetivo. Pero también desea que el grupo aporte diversas perspectivas y conocimientos, especialmente si el propósito de la reunión es la toma de decisiones o la lluvia de ideas. Lamentablemente, no existe una fórmula mágica para equilibrar el costo con el potencial de la creatividad, por lo que deberá usar su mejor criterio.

   Crea y comparte una agenda

   Pocas cosas son más molestas que la persona que envía una invitación a una reunión sin ninguna indicación de lo que sucederá en la reunión y, por lo tanto, los invitados no tienen idea de por qué están siendo invitados. No seas esa persona. Incluya su agenda en la invitación para que las personas puedan determinar si realmente necesitan estar allí y, de no ser así, rechazar la reunión o sugerir a otra persona.

   La agenda de su reunión puede tener solo un elemento. ¡Está bien! El punto es tener una agenda que hable sobre el resultado que desea, por ejemplo, «Haga una lluvia de ideas sobre 10 o más formas en que podríamos reducir la rotación de clientes en un 10% para fin de año». Si no puede describir lo que hará en términos prácticos y orientados a los resultados, es una señal de que celebrar la reunión sería una pérdida de tiempo.

Fuente: atlassian.com/blog/teamwork

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